国際ロータリー第2710地区 宇部ロータリークラブ

SAAマニュアル
目次
2006年11月02日 制定
           2007年06月07日 改定
宇部ロータリークラブ
             理事会

 1.適用範囲
 2.引用規程
 3.用語の定義
 4.SAAの任務
 5.会場の準備
 6.来場者の案内
 7.例会の運営
 8.会場の片付け
 9.会場備品の管理
 10.通常の例会以外でのSAAの役割
 付表1 ホテルが保管する会場備品
 付表2 事務局が保管する会場備品
 付属書 例会議事順序
 SAAマニュアル 解説


1.適用範囲
このマニュアルは宇部ロータリークラブ(以下「クラブ」という)のSAAが行うことを定める。


2.引用規程

次に掲げる規程は、この規定に引用されることによって、この規程の一部を構成する。

クラブ定款

3.用語の定義
この規程で用いる主な用語の定義は次の通りである。

(a)SAA
クラブ定款第9条第4節で定められたクラブの役員の一つで会場監督のこと。このマニュアルでは、文脈の許す範囲で、次の(b)項の副SAAも含むものとする。

(b)副SAA
SAAを補佐するものとしてクラブ細則で定められたもの。

(c)会長
クラブ定款第9条第4節で定められたクラブの会長

(d)幹事
クラブ定款第9条第4節で定められたクラブの幹事。

(e)事務局
幹事の管理下でクラブの事務を行うところ。通常1名の事務員よりなる。

(f)例会
クラブ定款第5条第1節で定められた会合。

(g)会場
例会を行う場所

(h)ビジター
クラブの会員以外のロータリアンで、例会に出席しようとする者及びゲスト

(i)ゲスト
クラブまたは会員が例会に招待したロータリアン以外の来賓。

(j)ホテル
クラブが会場を借りる契約を結んでいるホテルまたはそのホテルの従業員で例会の準備等を行う者。


4.SAAの任務
4.1 SAAの任務

SAAの任務は、クラブ細則第3条「役員の任務」の第6節「会場監督」に次のように記載されている。

「会場監督の任務は通常その職に付随する任務及びその他会長または理事会によって定められる事項を行うことを任務とする。」

このことを踏まえて、SAAは本規程の第5項以下のことを行う。

4.2 SAAの服装

SAAは他の会員と同様に、例会にふさわしい服装をするが、それに加えて、上着の上にタスキをつける。

タスキの仕様 (1)材質:特別なものでない布
(2)色: 赤
(3)表示:白で「SAA」と表示する

このタスキは、5項の会場の準備の時から例会が終わるまで着用する。

4.3 SAAが欠席の場合

SAAが例会を欠席した場合は、副SAAがその代わりを務める。SAAと副SAAの両方が欠席した場合は、幹事は、その例会のための臨時のSAAを任命する。

5.会場の準備
SAAは例会が始まる前に次のようにして会場の準備をする。

5.1 ホテルの準備のチェック

SAAはホテルが次のようにして会場の準備をしていることをチェックし、もし間違いや抜けがあればホテルに連絡して修正してもらう。

5.1.1 旗

会場の正面の上部に、会場内のすべての場所から良く見えるよう、付表1に記した3つの旗を掲げる。

(a)日本国国旗
真ん中に掲げる。

(b)クラブの旗
向かって国旗の右側に掲げる。

(c)国際ロータリーの年度テーマ

向かって国旗の左側に掲げる。

5.1.2 卓話台等

(a)卓話台
卓話者が使用する台を会場の正面に設置する。台の上にマイクをおく。また、台の上においた原稿が読みやすいよう、必要に応じ、照明を置く。

(b)鐘置き台
会長の席と幹事の席の間に付表1の鐘置き台を置く。

(c)スマイルボックス
会場の中心あたりに適当な台を置き、その上に付表1のスマイルボックスを乗せる。

(d)黒板

例会の概要を記入する黒板(付表1参照)を、会場の正面の右端に、すべての席から見えるようにおく。

(e)組織ボード

クラブの組織を記載したホワイトボード(付表1参照)を、会場の正面の左端に、すべての席から見えるようにおく。

(f)体操用ボード

体操の方法を示した図を貼り付けたボードを会場の正面におく。

(g)司会用マイク

卓話台に向かって右側に、適当な間隔をあけて、例会の司会者が使うマイクを置く。

5.1.3 食事用テーブルおよび椅子
(a)ホテルはあらかじめ準備する食事の数を事務局から連絡を受け、席の配置を決める。
(b)テーブルは丸型とし、一つのテーブルあたりの席の数は、6乃至8とする。

5.1.4 入り口の物置台
会場の入り口に台を設置し、この上にクラブの会員のネームプレートのケース(付表1参照)とSAAおよび親睦委員会の委員が掛けるタスキ(付表1参照)の入った箱を置く。ネームプレートのケースは蓋を開けた状態にしておく。またこの台は、クラブが会員に渡す資料等を置くために十分なスペースを確保する。

この物置台の付近の見えやすいところに、食事のメニューを掲示する。

5.1.5 事務局の席
会場の入り口付近に、事務局のためのテーブルと椅子を置く。

5.1.6 その他
上記5.1.1〜5.1.5項の他、クラブが要請した場合それを行う。この中には次のようなものを含む。

(a)プロジェクター設備の設置

(b)フォーラムのためのテーブル、椅子、マイクの設置

5.2 直接行う準備

SAAは会場の準備に関し、次のことを自ら行う。

5.2.1 黒板への記載

当日の例会に関する主要な内容を黒板に記載する。

(a)日付

例会当日の、年月日を記入する。

(b)回数

当該例会が通算何回目であるかを記入する。


(c)ロータリーソング

当該例会でロータリーソングを歌うことになっている場合はその歌の題を書く。

(d)卓話者

卓話者がある場合は、その名前を書く。

(e)卓話の題

(f)来訪者
来訪者があるかどうかを事務局に訊き、ある場合には、名前を書く。ロータリアンの場合は所属クラブも書く。

5.2.2 席の決定

(a)会長、副会長、幹事、副幹事はメーンテーブルに席を設定し、それぞれに標識を置く。また入り口に近いテーブルにSAA又は副SAAの席を設定し標識を置く。

(b)卓話者はメーンテーブルの副会長の隣に席を設定し、標識をおく。卓話者を外部から招待した場合には、卓話者のもう一方の隣の席にはプログラム委員長またはプログラム委員長が指名した会員が座るようにする。

(c)ビジターおよびゲストがある場合には、その隣に親睦委員の席を設ける。

(d)上記(a)〜(c)以外の会員はそれぞれ自分で選んだ席に着く。

但し、常時同じ会員が同じテーブルに着くのを避け、会員同士の親睦を増すため、SAAは月に1回程度くじ引きで席を決める。この時、付表2のくじ引きセットを使う。

(e)上記(a)〜(d)にかかわらず、年末家族会や職場例会のような特別な場合は、そのつど関係者と相談して決める。

5.2.3 鐘の設置

上記5.1.2(b)の鐘置き台の上に、点鐘のための鐘と槌(付表1参照)を置く

5.2.4 資料の配布

次のような資料を各テーブルに人数分配布する。

(a) ロータリーの綱領(付表1参照)

ロータリーの綱領の唱和がある場合。

(b)四季の歌(付表1参照)

ロータリーソングで四季の歌を歌う場合。

(c)卓話用資料

卓話者から資料を配布するよう依頼があった場合。

(d)その他

必要に応じて上記(a)〜(c)以外の資料を配布する。

5.2.5 クラブの記章の取り付け


上記5.1.2(a)の卓話台の正面にロータリーの記章を、取り付ける。

5.2.6 バックグラウンドミュージック



例会の雰囲気作りに寄与するようなバックグラウンドミュージックを掛ける。

6.来場者の案内
6.1 クラブの会員

クラブの会員には席への案内はしない。名誉会員が来場した場合は、まず事務局のテーブルに案内し、食事代を支払ってもらう。

6.2 ビジター

SAAは例会が始まる前にビジターがあるかどうかを事務局に問い合わせる。ビジターがある場合は、事務局から名前と所属クラブを記載したメモを受け取る。
ビジターの名前を親睦委員に伝え、到着したときは、歓迎の挨拶をして、例会場内のSAAに引き渡してくれるよう依頼する。SAAはビジターを適当な席へ案内する。メークアップの場合は、席へ案内する前に、事務局のテーブルで食事代を支払ってもらうとともに、事務局があらかじめ用意したメークアップ証明書を渡す。

6.3 ゲスト

SAAは例会が始まる前にゲストがあるかどうかを事務局に問い合わせる。ゲストがある場合は、事務局から名前と所属と招待者を記載したメモを受け取る。ゲストの名前を親睦委員に伝え、到着したときは、歓迎の挨拶をして、例会場内のSAAに引き渡してくれるよう依頼する。SAAはゲストを適当な席へ案内する。

6.4 外部卓話者


外部卓話者の案内は上記6.3項のゲストと同じであるが、案内する席は上記 5.2.2(b)で定めた通りとする。

7.例会の運営
7.1 入り口ドアの閉止

SAAは例会の開始時刻に、自らあるいはホテルに命じて入り口のドアを閉じる。

7.2 秩序の維持

例会の秩序を維持するため及び卓話者などへの礼儀のため、SAAは会員に対し注意し、必要に応じ適切な処置をとる。中でも次のようなことに気をつける。

(a)例会中は携帯電話はスイッチを切るかマナーモードにする。

(b)卓話等(会長挨拶、幹事報告、委員会報告を含む)の間は私語をしない。

(c)卓話等(会長挨拶、幹事報告、委員会報告を含む)の間は居眠りをしない。

7.3 途中入場者および途中退場者の管理

(a) 例会が始まってから、途中で入場したものには、SAAは空いている席を示す。

(b)例会の途中で退場するものがいる場合は、SAAは挨拶をするとともに、例会時間の60%に達していたかどうかをチェックする。もし達していない場合は、欠席扱いとなるのでその旨、出席委員長に連絡する。

7.4 例会の司会

SAAは例会の司会を行う事ができる。司会を行うにあたっては、次のことに留意する。

(a)定められた時間の通りに例会を進行させる。

(b)議事の順序および内容は、付属書に従う。

8.会場の片付け
例会が終わった後、SAAは次のようにして後片付けをする。

8.1 備品の片付け

上記5.2項で準備したものを片付ける。

8.2 寄付金等のチェック

当日、会員が寄付した金額を、事務局が整理したものをチェックする。

8.3 配布資料の回収

上記5.2.4項で配布した資料を回収する。

9.会場備品の管理
SAAは会場で使用するものを適切に管理する。

9.1 ホテルに預けるもの

(a)SAAはホテルに預けたほうが会場の準備に好都合であるようなものをホテルに預ける。具体的には、付表1に示すものである。

(b)SAAはホテルに預けたものを、適宜チェックして数量や品質の劣化が無いかどうかを調べる。

(c)SAAは年度末に、ホテルに預けたものを総合的にチェックし、その結果を記録に残して、次年度のSAAに引き継ぐ。


9.2 事務局が保管するもの

ホテルに預けるもの以外の会場備品は、事務局が管理する。具体的には表2のとおりである。

10.通常の例会以外でのSAAの役割
上記にかかわらず、通常の例会以外(例えば年末家族会、職場例会、クラブが主催するIMなど)では、SAAはそれぞれの事前の計画で定められた役割を果たす。

付表1 ホテルが保管する会場備品
下記のものはクラブの所有物であり、クラブがホテルに保管を依頼したものである。

1. 旗
1.1 日本国国旗 2枚
1.2 クラブの旗 2枚
1.3 国際ロータリーの年度テーマ
2. 鐘置き台
3. 鐘と槌  木製箱入り
4. スマイルボックス
5. 黒板  例会の概要を記載するためのもの
黒板消し及び白墨付
6. ホワイトボード ボードサポート付き 組織図記載用
7. 宇部ロータリーの記章
8. オーストラリア国旗
9. ボード
9.1 四つのテスト
9.2 ロータリーソング 我等の生業
9.3 ロータリーソング 手に手つないで
9.3 ロータリーソング 奉仕の理想
9.4 ロータリーソング それでこそロータリー
10. 名札のケース 2個 会員の名札入り
11. タスキ SAA用赤タスキ 4本   親睦委員用青タスキ 18本
12. 延長コード 2本
13. 卓上標識
13.1 会長
13.2 副会長
13.3 幹事
13.4 副幹事
13.5 SAA
13.6 記者席
13.7 ビジター 三角錐 三角錐
13.8 卓話者 三角錐
14. 卓話台の照明
15. ロータリーの綱領  70部
16. 四季の歌 56部
17. 音楽CD
17.1 ロータリーソング
17.2 四季の歌
18. 音楽テープ(明るい県民体操)

付表2 事務局が保管する会場備品
下記のものは、事務局で保管する。

1. 席くじ引きセット
2. コイン入れ 7個

付属書 例会議事順序
1. 適用範囲

この付属書は、手続き要覧およびロータリー章典7.010.1の定めるところに従い
クラブの例会の議事の順序を規程する。

2. 議事順序

例会は次の順序に従って進行させる。

(a) 点鐘

(b)好意と友情の握手

(c)ロータリーソング

(d)ロータリーの綱領または四つのテスト

(e)幹事報告

(f)委員会報告

(g)卓話

(h)点鐘

食事は上記の具時の進行の妨げにならないように出す。昼間の例会では、卓話が始ま
るまでに食事があらかた終わるようにする。夜間例会では、卓話が終わってから食事
をする。


3. 例会の時間

例会の時間は、特別な場合を除いて次のようにする。

3.1 昼間例会

昼間例会は、12:30に開始し、13:30に終了する。上記2項の議事のうち、卓
話以外をすべて13:00までに終わらせ、13:00から13:30までを卓話に当てる。

3.2 夜間例会

夜間例会は、18:00に開始し、20:00に終了する。上記2項の議事のうち卓話
以外をすべて18:15〜18:20ころまでに終了し、その後19:00までを卓話に
当てる。19:00から20:00までは食事とする。

4. 点鐘

例会の開始と終了の合図として会長は鐘を打ち鳴らす。

5. 行為と友情の握手

上記4項の点鐘の後、出席者は、好意と友情をあらわすため、両隣のものと握手
する。

6. ロータリーソング

あらかじめ定められた予定にしたがって、出席者全員で歌を歌う。歌には次のも
のがある。

(a)国家

(b)ロータリーのために作られた歌。

(c)四季の歌

クラブで編集したもので、各月ごとに季節にふさわしい歌を一曲選んである。

7. ロータリーの綱領または四つのテスト

あらかじめ定められた予定に従い、ロータリーの綱領または四つのテストを全員で唱和する。この際、あらかじめ指名されたものが前に出て全員をリードする。

8.会長の時間

会長はその時々にふさわしい短いスピーチをする。(約5分程度) このスピー
チは、単に関心の高いテーマまたは娯楽を意図したものでなく、ロータリーに関
連したものであることが望ましい。

9. 幹事報告

幹事は次の報告をする。

(a)会議の案内

理事会、クラブ協議会、IM、地区大会等の案内をする。

(b)例会予定

例会の予定日が変更になる場合や、例会日が間違われやすい場合にその旨連絡する。

(c)理事会の決定事項の報告

(d)その他会員に報告したほうが良いと思われること。

10. 委員会報告

次の委員会の委員長又は委員長が指名するものはそれぞれの委員会の報告をする。

10.1 出席委員会

(a)当日の出席率(メークアップを考慮しないもの)と前回の出席率(メークアップを考慮したもの)を発表する。

(b)一定期間クラブに在籍した会員の名前を発表し、会長が表彰する。

10.2 親睦活動委員会

(a)当日に近い、会員および配偶者の誕生日を発表し、会長が表彰する。

(b)会員の事業の創立記念日を発表し、会長が表彰する。

(c)会員の結婚記念日を発表し、会長が表彰する。

(d)スマイルボックスへの献金者の名前とメッセージを発表する。


10.3 内良記念宇部RC奨学金委員会

献金者の名前とメッセージを発表する。

10.4 米山奨学金委員会

献金者の名前とメッセージを発表する。

10.5 ロータリー財団

献金者の名前を発表する。

10.6 その他の委員会

発表することがある場合に報告する。

11. その他の報告

上記9項の幹事報告および10項の委員会報告のほかに、会員は誰でも、例会に
告すべき事項がある場合は、幹事又はSAAの了承を得て報告する。

12 卓話

プログラム委員会の定めたところに従い、卓話を行う。

SAAマニュアル 解説
この解説は、本体に記載した事柄、及びそれに関連した事柄を説明するもので、規程
の一部ではない。

1. 制定の趣旨

SAAの役割は、クラブの50年の歴史の中で、慣行の積み重ねで作り上げられてきた。その内容は前年度のSAAから新年度のSAAに口頭で伝えられてきた。しかし、口頭で間違いなくまた漏れなく伝えることは決して簡単ではない。またSAAは、他の役員(特に幹事)や委員会との接点を持つことが多く、その役割をSAA以外の人たちも明確に知っておくことが、クラブ運営を円滑に行うために重要である。このようなことから、SAAの役割を明文化することとなりこのマニュアルが作成された。このマニュアルは、2006年11月2日に開催された理事会で承認された。

2. 改定の趣旨

2007/2008年度の会長の方針で、従来幹事がしていた例会の司会をSAAがすることとなった。改定の最も大きい点は、SAAの役割にこのことを付け加えたことである。又、制定以来約7ヶ月が経過したので、その間に気がついた改善点も盛り込んだ。この改定は2007年6月7日に開催された理事会で承認された。


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